Van Excel naar een TMS: wanneer stap je over?
Zodra je bestand meer werk kost dan het bespaart: als de planning in het hoofd van één persoon zit, of als je ritten overtikt om ze te factureren. Hieronder staan de signalen, en hoe je overstapt zonder opnieuw te beginnen.
Excel
is nog altijd de meest gebruikte tool voor logistieke planning
evofenedex, Data en digitalisering in de logistiek, 2022 200+ logistiek professionals
Plan je in Excel, dan ben je dus niet achter.
Excel is gratis, iedereen kan ermee overweg en het doet precies wat je wilt. Daarom werkt het zo lang. Het probleem is niet het bestand, maar wat er omheen gebeurt zodra het bedrijf groeit.
Zes signalen dat Excel je tegenhoudt
Niet het aantal wagens bepaalt het moment, maar hoeveel werk er naast het bestand gebeurt. Herken je er twee of meer, dan is het tijd om verder te kijken.
- De planning staat in het hoofd en het bestand van één persoon. Is die ziek of op vakantie, dan plant niemand.
- Een order wordt twee keer ingetikt: uit de mail in de planning, en uit de planning in de factuur.
- Er zwerven drie versies van hetzelfde bestand rond en niemand weet zeker welke klopt.
- Toeslagen en afspraken per klant worden aan het eind van de maand met de hand nagerekend.
- Een klant vraagt waar zijn zending is en je belt de chauffeur om het te vragen.
- Ritten van vorige maand zijn nog niet gefactureerd, omdat het overzetten blijft liggen.
Dat overtikken is geen uitzondering: ruim 60% van de bedrijven tikt data nog steeds met de hand over (evofenedex, Data en digitalisering in de logistiek, 2022). Elke keer dat iemand gegevens van het ene scherm naar het andere overneemt, is werk dat een systeem kan doen. Wat zo'n systeem precies is, staat op wat is een TMS.
Overstappen zonder je Excel weg te gooien
De meeste overstappen gaan mis op het begin: een leeg systeem waar iemand weken in moet overtikken. Het kan andersom.
- Begin bij je eigen bestand
- In je Excel staat precies welke velden je gebruikt, welke uitzonderingen er zijn en hoe er echt gepland wordt. Dat is de beste specificatie die er bestaat, beter dan een lijst wensen op papier.
- Lees in, tik niet over
- Klanten, adressen en tarieven gaan in één keer het nieuwe systeem in. Niemand hoeft duizend regels over te nemen in een leeg scherm.
- Eén stap tegelijk
- Pak eerst het deel dat het meeste handwerk kost, vaak de facturatie. Planning en ritten volgen als dat loopt. Zo draait het bedrijf door terwijl je overstapt.
- Houd Excel waar het helpt
- Een export voor de boekhouder of een overzicht voor een klant mag gewoon een spreadsheet blijven. Het verschil is dat het bestand uit het systeem komt in plaats van erin.
Zo begon Dieselcentrale
Elke tankbeurt kwam binnen als regel in een Excelbestand. Dat bestand werd het begin, niet het probleem.
Dieselcentrale Eerst de Excel inlezen, daarna pas de koppeling
Ze uploadden hun eigen bestand en de software koppelde elke regel aan het juiste contract,
met de marge die bij die klant hoort. Later kwam er een directe API-koppeling bij en verdween
ook het uploaden. Nu gaan er wekelijks honderden regels doorheen.
Lees de case
Ritten, toeslagen en tarieven per klant werken in transport op dezelfde manier. Hoe dat voor een planbord gaat, staat op transportplanning software.
Wat vervoerders vragen over de overstap
Over importeren, kosten en wat er met je oude gegevens gebeurt.
Kan ik mijn Excel-planning importeren in een TMS?
Meestal wel, en dat is ook de beste start. Klanten, adressen en tarieven laten zich goed inlezen. Lastiger zijn de regels die alleen in formules of in kleurcodes bestaan; die moeten eerst als afspraak worden opgeschreven, en daar komt vaak uit waarom een pakket niet past.
Wat kost de overstap van Excel naar een TMS?
Het abonnement is meestal het kleinste deel. Een standaardpakket kost bij EasyTrans €27,50 tot €85 per maand voor het hele bedrijf (tarieven EasyTrans, oktober 2026). Wat echt tijd kost is het inrichten: je tarieven, je klanten en je manier van plannen in het systeem krijgen. Wat andere pakketten kosten staat op TMS vergelijken.
Is Excel niet gewoon genoeg voor een kleine vervoerder?
Soms wel. Rijd je voor één of twee vaste opdrachtgevers met een vast tarief, en plan je zelf, dan is Excel met een factuurprogramma prima. Het wordt een probleem zodra iemand anders moet kunnen plannen, of zodra je ritten overtikt om ze te factureren.
Moet ik kiezen tussen een pakket en maatwerk?
Kijk naar wat er in je Excel staat. Is dat gewoon werk, orders, ritten en een tarief per kilometer, dan past een standaardpakket en is dat de goedkoopste route. Staan er afspraken in die geen pakket kent, dan blijft die Excel ook naast het pakket bestaan. De routes staan met prijzen naast elkaar op standaardsoftware of maatwerk.
Wat gebeurt er met mijn oude ritten en facturen?
Die hoeven meestal niet mee. Facturen staan al in je boekhouding, en oude ritten zoek je zelden nog op. Wat wel mee moet zijn de gegevens waar je morgen mee verder werkt: klanten, adressen, tarieven en de orders die nog openstaan.
Neem je Excel mee naar het gesprek
Laat zien hoe je nu plant. In één gesprek hoor je of een standaardpakket genoeg is, of dat je bestand iets doet wat geen pakket kan.
Laurens Je krijgt hem of een van de andere bouwers aan de lijn.