Automatisch factureren vanuit je eigen regels
Aan het eind van de week zet iemand het werk om in factuurregels. Uit een planning, uit een sheet, uit een mailtje van de leverancier. Wij halen die stap eruit: wat is uitgevoerd is de regel die je factureert, met de marge die in het contract staat.
-
Honderden regels per week
Bij Dieselcentrale gaan tankregels zo de factuur in.
-
Marge uit het contract
Per klant, per product, automatisch toegepast.
-
In bulk koppelen
Selecteren en factureren, niet regel voor regel.
-
Naar je boekhouding
Koppelbaar met je pakket, e-invoicing kan ook.
Zoek je een boekhoudpakket, dan zijn wij het niet
Onder facturatiesoftware vallen drie heel verschillende dingen. Een boekhoudpakket waarin je facturen opstelt en je btw regelt. Software die inkomende facturen uitleest. En het stuk waar wij zitten: de plek waar uit jouw eigen werk de factuurregels ontstaan.
Verstuur je een stuk of twintig vergelijkbare facturen per maand en typ je die zo over, dan koop je een standaardpakket en ben je klaar. Daar voegen wij niets aan toe, en dat zeggen we liever nu dan na een offerte.
Krijg je juist facturen en pakbonnen binnen die iemand moet overtikken, dan is dat een ander product van ons huis. Dat heet Paige en die leest inkomende documenten uit. Deze pagina gaat over de kant die eruit gaat.
Zit het knelpunt ertussenin, dus in de vertaling van uitgevoerd werk naar een kloppende factuurregel, dan sta je op de goede pagina. Dat is de plek waar een standaardpakket stukloopt, want die vertaling zit vol afspraken die alleen bij jou gelden.
- Regels die uit een ander systeem of een sheet van een leverancier komen
- Marges en tarieven die per klant en per contract verschillen
- Honderden regels per week die niemand één voor één wil aanklikken
Twijfel je waar jij zit? Laat in het gesprek zien hoe je facturen nu tot stand komen. Als een bestaand pakket het beter doet, hoor je dat van ons.
18%
van de bedrijven heeft volledig geïntegreerde, realtime systemen
evofenedex, Gebruik van digitale en technologische oplossingen, 2025
De factuur is de plek waar je merkt dat systemen elkaar niet kennen
Zolang de planning, de tarieven en de facturatie los van elkaar staan, is er iemand die ze aan elkaar knoopt. Dat werk is onzichtbaar tot het misgaat: een vergeten toeslag, een verkeerde marge, een creditnota. Bij Dieselcentrale zit die knoop in het systeem in plaats van in een week van iemand.
Wat er tussen de regel en de factuur zit
Drie stappen die je nu met de hand doet. Ze draaien allemaal al, dus je betaalt de logica die van jou is en niet de basis eronder.
De regel weet bij welk contract hij hoort
Bij Dieselcentrale komt elke tankbeurt binnen als regel in een sheet van het tankstation. Het systeem koppelt die regel aan het juiste contract, past de marge toe die voor dat product en die klant geldt, en zet hem klaar om te factureren. Wat er binnenkomt hoeft niemand meer te herkennen.
- Marges per contract, per product en per klant
- Staffels en uitzonderingen in plaats van in iemands hoofd
- Looptijd van het contract bewaakt het systeem
In bulk, niet regel voor regel
Honderden regels per week aanklikken is geen werk, dat is straf. Vanuit één overzicht selecteer je wat er op de factuur moet en koppelt het systeem ze in bulk. Wat niet automatisch te plaatsen is blijft staan, zodat je alleen naar de uitzonderingen kijkt.
- Bulk koppelen vanuit één overzicht
- Alleen de regels die aandacht nodig hebben blijven over
- Terug te zien welke regel op welke factuur staat
Eruit, en door naar je boekhouding
Versturen gaat via e-mail, e-invoicing kan ook. Je boekhoudpakket blijft waar het is en krijgt de facturen via een koppeling binnen. Dezelfde module maakt ook offertes, dus de prijs die je afgeeft en de prijs die je factureert komen uit dezelfde tarieven.
- Versturen per mail of als e-factuur
- Koppeling met het boekhoudpakket dat je al gebruikt
- Offertes uit dezelfde tarieven als de facturen
Hoe dat bij Dieselcentrale ging
Tankpassen en brandstof. Elke tankbeurt kwam binnen als regel in een Excelsheet, en iemand moest daar facturen van maken.
Dieselcentrale Automatisch factureren van tankregels
Begonnen met het inlezen van de sheets van de tankstations, met logica die elke regel aan
het juiste contract koppelt en de bijbehorende marge toepast. Later is de upload
vervangen door een directe koppeling. Er gaan nu wekelijks honderden regels doorheen.
Lees de case
Wat we hierover meestal eerst horen
Over je boekhoudpakket, inkomende facturen, uitzonderingen in je tarieven en wat het kost.
Wij hebben al een boekhoudpakket. Moeten we daarvan af?
Nee, en dat is meestal ook niet de bedoeling. Je boekhouding blijft waar hij is. Wij bouwen de stap ervoor: het stuk waar uit jouw ritten, diensten of transacties de juiste factuurregels ontstaan. Wat daar uitkomt gaat via een koppeling je boekhoudpakket in.
Wat is het verschil met een standaard facturatiepakket?
Een standaardpakket begint bij een lege factuur waar jij regels op typt. Bij ons begint het bij de regel die al in het systeem staat: een afgeronde rit, een gewerkte dienst, een tankbeurt. Die regel weet zelf bij welk contract hij hoort en welke marge geldt. Zolang jij je facturen met de hand opbouwt uit een ander scherm, is dat het verschil dat telt.
Wij krijgen facturen en pakbonnen binnen. Doen jullie dat ook?
Dat is een ander product en dat heet Paige. Die leest inkomende documenten uit en zet ze om in gegevens. Deze pagina gaat over de andere kant: facturen die jij verstuurt. De twee kunnen naast elkaar draaien, maar het is niet hetzelfde systeem.
Onze prijsafspraken zijn een puinhoop van uitzonderingen. Kan dat?
Dat is precies waar standaardpakketten op stukbreken en waar wij beginnen. Staffels, marges per contract, afwijkende tarieven voor één klant: het staat in het tariefsysteem in plaats van in het hoofd van degene die de facturen maakt. Zie ook onze pagina over transport software, waar dezelfde tarieven op de order zitten.
Wat kost het?
Vaste prijs per onderdeel, dus je ziet per module en per stuk maatwerk wat je betaalt. De facturatiemodule staat er al, dus je betaalt alleen de logica die van jou is. Wat het totaal wordt weten we na één gesprek van een uur. Zie ook onze pagina over maatwerk software.
Laat een factuur maar zien
Stuur een factuur die je vorige week hebt verstuurd, en het bestand of scherm waar de regels vandaan kwamen. Daar zien we in vijf minuten aan welk deel automatisch kan en welk deel echt een mens nodig heeft.
Liever bellen? 010 - 30 721 82.
Benieuwd of jouw facturen dit aankunnen?
Neem je lastigste klant mee, die met de afspraken die nergens in passen. In een half uur zie je of het in regels te vangen is.
Laurens Je krijgt hem of een van de andere bouwers aan de lijn.